WARUNKI KORZYSTANIA Z USŁUGI SaaS (REGULAMIN)

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejszy dokument określa zasady dostępu i korzystania z platformy Vdehe Experience wraz z modułem OkoSaurona w modelu SaaS (Software as a Service), zwanej dalej „Serwisem”.
  2. Serwis stanowi autorskie oprogramowanie uruchamiane w infrastrukturze chmurowej Usługodawcy. Jest on własnością Usługodawcy i podlega ochronie prawnej na mocy przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
  3. Korzystanie z Serwisu wymaga rejestracji Konta, akceptacji niniejszych Warunków.

§ 2. WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA I LICENCJA SaaS

  1. Wszelkie rozwiązania technologiczne, kod źródłowy, algorytmy, unikalne funkcje zarządzania projektami i zasobami oraz interfejsy graficzne (UI/UX) stanowią wyłączną własność intelektualną Usługodawcy.
  2. W ramach dostępu do seriwsu Użytkownik otrzymuje ograniczoną, niewyłączną, niezbywalną i terminową licencję (prawa dostępu) do korzystania z Serwisu za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub dedykowanej aplikacji, wyłącznie do celów własnej działalności.
  3. Licencja nie uprawnia Użytkownika do pobierania, instalacji, sublicencjonowania ani odsprzedaży kodu źródłowego lub elementów strukturalnych Serwisu.

§ 3. ZAKAZ POWIELANIA I INŻYNIERII WSTECZNEJ

  1. Użytkownikowi surowo zabrania się kopiowania, powielania, modyfikowania, dekompilacji, rozłożenia na czynniki pierwsze (reverse engineering) oraz badania architektury oprogramowania Serwisu.
  2. Zabrania się wykorzystywania rozwiązań funkcjonalnych, logicznych, unikalnych widoków PM/ERP oraz procesów biznesowych zaimplementowanych w Serwisie do tworzenia, rozwoju lub inspirowania jakiegokolwiek oprogramowania o konkurencyjnym charakterze.
  3. Wykorzystywanie jakichkolwiek narzędzi automatycznych (botów, scraperów, API bez autoryzacji) do mapowania struktury lub wyciągania kodu Serwisu jest zabronione.

§ 4. POUFNOŚĆ (NDA)

  1. Wszelkie informacje dotyczące architektury Serwisu, jego unikalnych funkcji, dokumentacji technicznej oraz metod działania stanowią Informacje Poufne Usługodawcy.
  2. Użytkownik zobowiązuje się do zachowania pełnej poufności tych informacji w czasie korzystania z Serwisu, jak również po zakończeniu subskrypcji.
  3. Użytkownik odpowiada za zachowanie poufności przez swoich pracowników i współpracowników, którym nadaje uprawnienia (konta dostępowe) wewnątrz panelu w Serwisie.

§ 5. OCHRONA DANYCH I PROCEDURA ICH USUWANIA PO ZAKOŃCZENIU UMOWY

  1. Wszelkie dane wprowadzane przez Użytkownika do Serwisu – w szczególności bazy danych klientów, informacje o projektach, pliki, dane finansowe i handlowe (zwane dalej „Danymi Użytkownika”) – stanowią wyłączną własność Użytkownika.
  2. Usługodawca nie nabywa żadnych praw autorskich ani praw własności do Danych Użytkownika i zobowiązuje się do wykorzystywania ich wyłącznie w celu prawidłowego świadczenia usługi SaaS oraz zachowania ich w pełnej poufności.
  3. Użytkownik ma prawo w każdym czasie, przed zakończeniem okresu subskrypcji, wyeksportować swoje Dane Użytkownika za pomocą wbudowanych w Serwis narzędzi eksportu (np. do formatów CSV/XLSX).
  4. Z zastrzeżeniem ust. 5 poniżej, po usunięciu Konta Użytkownika lub wygaśnięciu umowy SaaS, Usługodawca stosuje następującą procedurę retencji i usuwania danych:
    • Przez okres 30 dni od dnia usunięcia konta (Okres Karencji), Dane Użytkownika są przechowywane w bezpiecznej bazie archiwalnej w celu umożliwienia Użytkownikowi ewentualnego przywrócenia usług lub finalnego wyeksportowania danych. W tym okresie dostęp do nich jest ograniczony wyłącznie do celów administratora systemu.
    • Po upływie 30 dni Dane Użytkownika są bezpowrotnie i trwale usuwane z serwerów produkcyjnych oraz kopii zapasowych Usługodawcy, bez możliwości ich odzyskania.
  5. Wyjątek dotyczący danych współdzielonych (Współpraca w Serwisie):
    • Dane, projekty, zadania, komentarze lub pliki, które Użytkownik w ramach funkcjonalności Serwisu intencjonalnie udostępnił innym podmiotom/użytkownikom (np. podwykonawcom, partnerom biznesowym lub klientom posiadającym własne, niezależne konta w Serwisie), nie podlegają automatycznemu usunięciu po upływie 30 dni od likwidacji konta Użytkownika.
    • Wyżej wymienione dane współdzielone będą przechowywane w Serwisie i widoczne dla tych podmiotów przez czas niezbędny do realizacji, rozliczenia lub wygaśnięcia wzajemnych zobowiązań oraz trwania tej współpracy handlowej w ramach struktury projektowej Serwisu.
  6. Kwestie przetwarzania danych osobowych (w tym danych klientów Użytkownika) oraz obowiązków informacyjnych po zakończeniu umowy reguluje odrębna Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (PDO/DPA).

§ 6. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I SANKCJE

  1. Naruszenie przez Użytkownika zakazów z § 3 lub § 4 skutkuje natychmiastowym zablokowaniem dostępu do Konta SaaS i rozwiązaniem umowy w trybie natychmiastowym z winy Użytkownika, bez prawa do zwrotu niewykorzystanego abonamentu.
  2. W przypadku stwierdzenia naruszenia autorskich rozwiązań lub poufności Usługodawcy, Usługodawca ma prawo dochodzić pełnego odszkodowania na zasadach ogólnych, w tym z tytułu utraconych korzyści.

§ 7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszymi Warunkami zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
  2. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Warunkach z powiadomieniem Użytkowników drogą elektroniczną na 14 dni przed ich wejściem w życie.

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (DPA)

(stanowiąca Załącznik do Warunków Korzystania z Usługi SaaS)

Zawarta w drodze akceptacji Warunków Korzystania z Usługi pomiędzy Użytkownikiem (zwanym dalej „Administratorem”) a Usługodawcą (zwanym dalej „Procesorem”), zwanymi dalej łącznie „Stronami”.

§ 1. DEFINICJE I POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejsza Umowa reguluje zasady przetwarzania danych osobowych w związku ze świadczeniem usługi SaaS systemu Vdehe Experience wraz z modułem OkoSaurona (dalej: „Umowa Główna”).
  2. Pojęcia takie jak „dane osobowe”, „przetwarzanie”, „Administrator” oraz „Procesor” mają znaczenie nadane im w Rozporządzeniu RODO (Rozporządzenie UE 2016/679).
  3. Procesor oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

§ 2. PRZEDMIOT, CHARAKTER, CZAS TRWANIA I CEL PRZETWARZANIA

  1. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy Głównej (świadczenie usługi SaaS ERP/PM).
  2. Charakter przetwarzania: Przetwarzanie w systemie informatycznym (chmurze obliczeniowej) Procesora, obejmujące zbieranie, utrwalanie, organizowanie, strukturyzowanie, przechowywanie, wgląd i usuwanie danych.
  3. Czas trwania: Umowa zostaje zawarta na czas trwania Umowy Głównej, z uwzględnieniem 30-dniowego okresu retencji danych po jej zakończeniu.
  4. Rodzaj danych osobowych: Dane wprowadzane przez Administratora do systemu ERP/PM (w szczególności: imiona, nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, numery NIP/REGON, adresy prowadzenia działalności, historia logowań IP, dane finansowo-płacowe oraz dane o zatrudnieniu pracowników i kontrahentów).
  5. Kategorie osób, których dane dotyczą: Klienci, kontrahenci, pracownicy, współpracownicy oraz użytkownicy końcowi systemu Administratora.

§ 3. OBOWIĄZKI PROCESORA (SPEŁNIENIE ART. 28 RODO)

  1. Procesor zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora – za które uznaje się także konfigurację i codzienne działanie usługi SaaS zlecone przez interfejs systemu.
  2. [KLAUZULA REAGOWANIA] Procesor natychmiast informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie niniejszego rozporządzenia (RODO) lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych.
  3. Procesor zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
  4. Procesor wdraża i utrzymuje środki techniczne i organizacyjne określone w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych (art. 32 RODO).
  5. Procesor, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą (realizacja praw z rozdziału III RODO).
  6. Procesor pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo przetwarzania, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków dla ochrony danych – DPIA).

§ 4. PODPOWIERZENIE PRZETWARZANIA (SUB-PROCESSING)

  1. Administrator wyraża ogólną zgodę na podpowierzenie przez Procesora przetwarzania danych innym podmiotom przetwarzającym (Subprocesorom) w celu realizacji usługi SaaS. Aktualna lista Subprocesorów jest dostępna dla Administratora w panelu klienta/na dedykowanej stronie.
  2. Procesor informuje Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia Subprocesorów z wyprzedzeniem min. 14 dni, dając Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu.
  3. Na Subprocesora nakładane są te same obowiązki ochrony danych, jakie spoczywają na Procesorze na mocy niniejszej Umowy (zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO).

§ 5. NARUSZENIA BEZPIECZEŃSTWA I PRAWO DO AUDYTU

  1. Procesor, po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych, bez zbędnej zwłoki – nie później niż w ciągu 48 godzin od wykrycia – zgłasza je Administratorowi drogą elektroniczną.
  2. Procesor udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji. Procesor zobowiązuje się przyczyniać do tych audytów.

§ 6. USUNIĘCIE LUB ZWROT DANYCH PO ZAKOŃCZENIU UMOWY

  1. Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem, Procesor – zgodnie z decyzją Administratora – trwale usuwa lub zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie.
  2. Wybór formy (usunięcie czy zwrot) następuje przez wydanie dyspozycji w systemie lub przesłanie zgłoszenia. W przypadku braku wyraźnej dyspozycji w terminie 30 dni od wygaśnięcia Umowy Głównej, dane zostaną automatycznie i bezpowrotnie usunięte z serwerów produkcyjnych i backupów.
  3. Postanowienie to nie dotyczy danych współdzielonych z innymi podmiotami w ramach funkcjonalności systemu ERP/PM (zgodnie z § 5 ust. 5 Regulaminu), a także sytuacji, w których prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazuje przechowywanie tych danych osobowych.

§ 7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy RODO oraz Kodeksu Cywilnego.
  2. W przypadku rozbieżności pomiędzy niniejszą Umową a Warunkami Korzystania z Usługi SaaS w zakresie ochrony danych osobowych, pierwszeństwo mają postanowienia niniejszej Umowy (DPA).

ZAŁĄCZNIK NR 1: ŚRODKI TECHNICZNE I ORGANIZACYJNE (Wymóg art. 32 RODO)

Procesor oświadcza, że wdrożył i utrzymuje w systemie SaaS następujące minimalne środki ochrony danych:

  1. Szyfrowanie: Transmisja danych zabezpieczona protokołem TLS (HTTPS) przy użyciu bezpiecznych algorytmów szyfrujących. Szyfrowanie danych w spoczynku (encryption at rest) w bazach danych.
  2. Kontrola dostępu: Restrykcyjna polityka haseł i logowania pracowników Procesora, uwzględniająca uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA/MFA). System uprawnień oparty na rolach (RBAC) wewnątrz aplikacji ERP.
  3. Ciągłość działania: Przechowywanie danych w certyfikowanych centrach danych na terenie EOG. Regularne (wykonywane co minimum 24h) kopie zapasowe baz danych, przechowywane w bezpiecznej, odizolowanej lokalizacji.
  4. Logowanie zdarzeń: Rejestrowanie operacji na danych (kto, kiedy i jakie dane modyfikował lub przeglądał) w celach rozliczalności.

Rejestracja

+48
Aplikuj CV
Obsługiwane formaty: PDF
Masz już konto? Zaloguj się!